Složenost u svijetu ima sve brži tempo, bilo u osobnom životu ili na dinamičnom radnome mjestu. Citat predsjednika Woodrowa Wilsona, iako se često koristi da bi se naglasila važnost kratkih ali dojmljivih govora, govori o izazovu smanjenja složenosti:

„Ako trebam održati desetominutni govor, potrebna su mi dva tjedna pripreme; ako se radi o polusatnom govoru, potreban mi je jedan tjedan za pripremu; no ako mogu govoriti koliko god želim, za to se ne trebam pripremati. Već sam sada spreman.”

Prema nedavnom istraživanju pod nazivom „Kroćenje organizacijske složenosti”, složenost započinje na vrhu. Objavio ga je Economist Intelligence Unit, a sponzorirao SAP. U njemu rukovoditelji u velikim tvrtkama u svijetu izvještavaju o potrošnji 21 posto njihova vremena na upravljanje složenošću umjesto odrađivanja drugih produktivnih zadataka. Ako bi taj udio vremena mogao biti prepolovljen, istraživanje procjenjuje da bi menadžeri u SAD-u mogli potrošiti 8,6 milijuna sati na puno produktivniji način svaki tjedan, 45 minuta dnevno po menadžeru.

Pojednostavljivanje nije jednostavno

Dakle, postavlja se pitanje: Kako može tvrtka ili, točnije, ljudski resursi, rješavati pitanje složenosti na radnome mjestu kako bi se privukao, zadržao i razvio najbolji talent?

Realno, pojednostavljenje nije jednostavno. Funkcija ljudskih resursa treba zadržati vodeće načelo jednostavnosti, u prvome redu pri dizajniranju novih procesa, programa i proizvoda. Uvijek se zapitajte: „Je li ovo jednostavno? Ima li smisla?” Ako je nešto teško shvatljivo ili gotovo neobjašnjivo drugima, vjerojatno je presloženo.

Tri su načina za izgradnju jednostavnosti na radnome mjestu, koji će vam pomoći stvoriti snažno vodstvo u ostvarenju postavljenih ciljeva dok održavate uspjeh bilo koje tvrtke.

  1. Razvoj vodstva

Uspostavite načelo vođenja ili kompetenciju koja postavlja očekivanja da je jednostavnost „kralj svega”. Prema istraživanju Economist Intelligence Unita, odluke vodstva o strukturi i procesima skroz do izvršenja odluka ključ su smanjenja složenosti. Drugim riječima, ako vodstvo ne uspije, pojednostavljenje će također podbaciti.Kako bi se premostio taj jaz tvrtke moraju učiniti kristalno jasnim koja se ponašanja i akcije očekuju od lidera te ih treba mjeriti kroz anketiranja zaposlenika i držati ih odgovornima kroz proces upravljanja učinkom.

Osim toga, potrebno je kreirati razvojni program vodstva, koji podupire educiranje o ponašanjima i akcijama koji su potrebni za postizanje jednostavnosti. Također, razmislite o razvoju nastavnoga plana za snažno vodstvo kako bi pomogli menadžerima u prepoznavanju složenosti, dajući im smjernice za pojednostavljenje i izazov složenosti kako bi ohrabrili njih i njihov tim da učine isto. Naposljetku, nagradite jednostavnost onih menadžera koji provode i stvaraju jednostavnost, uz ostvarivanje ciljeva.

  1. Mentorstvo

Uspostavite mrežu mentora koji modeliraju ponašanje jednostavnosti. Ponašanja mogu uključivati fokus, povjerenje, inženjerstvo i rješavanje korijena uzroka problema.

Učenje kroz uzore jedan je od najučinkovitijih načina za čuvanje podataka i promjenu ponašanja. Osim toga, tu je i kreiranje jednostavne baze podataka mentora koje novi zaposlenici, koji traže mentorstva,  mogu i pretraživati i odabirati prema dostupnosti i interesima. Konačno, potrebno je promicati i poticati mentora za svaku osobu. Kroz proces planiranja ciljeva i razvoja treba isticati vrijednosti mentora kako bi se ohrabrio program mentoriranja.

  1. Planiranje unapređenja

Planiranje unapređenja sastavnica je koja osigurava da vaša tvrtka ima bazu koja se sastoji od „pravih lidera” koji mogu povesti tvrtku u budućnost. Potrebno je razvijanje nasljednika identificiranjem ljudi za ključne pozicije koje su označene kao trenutačno nespremne, kao i ulaganje vremena za njihov razvoj kako bi postale spremne. Uspostaviti cilj zapošljavanja određenog postotka internih kandidata i osigurati zapošljavanje iz istoga plana nasljeđivanja.

Tvrtke ne žele zapošljavati interno baš za svako radno mjesto, ali mnoge tvrtke minimalno koriste i razvijaju uočene nasljednike.

Promjena nije uvijek ključ

Iako je često promjena važna za prilagodbu organizacije, ponekad to jednostavno umnaža složenost. Kao stručnjak za ljudske resurse, uvijek provjerite prije promjene nečega što vam stvara izazov.

  • Funkcionira li to već?
  • Je li tome potrebna promjena?
  • Ako je promjena opravdana, kako možemo kreirati proces koji se kreće u smjeru jednostavnosti, čak ako je potrebno žrtvovati nešto drugo?

Postizanje jednostavnosti nije jednostavan zadatak, ali opreznim, dobro promišljenim i snažno izvršenim planom, funkcija ljudskih resursa može pomoći organizacijama (i kulturi) da postignu korak naprijed od složenoga k jednostavnom.

Sretno na vašem putu kreiranja kulture jednostavnosti, nije jednostavno.

Leann Santore
Global Talent Management Sr. Consultant and HR Business Partner, SAP

Izvor: ERE MEDIA